UPDATE zum 01.01.2010: Umsatzsteuerrechtliche Anforderungen an Rechnungen
Pflichtangaben bei Rechnungsstellung
Noch frisch in Erinnerung dürfte vielen Unternehmern und Freiberuflern die Diskussion um die Verpflichtung der Angabe von Steuernummern auf Rechnungen Mitte 2002 sein (vgl. dazu: BMF-Schreiben vom 28.06.2002). Nun hat der Gesetzgeber mit einer Novellierung des Umsatzsteuergesetzes weiter nachgelegt und die Anforderungen erheblich verschärft.
Allerdings sind die sogleich zu erläuternden Pflichtangaben lediglich für Rechnungen gefordert, die von einem Unternehmer an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie nicht Unternehmer ist, erbracht wurden (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen, die gegenüber Privaten gestellt werden, bedürfen daher der Pflichtangaben nicht! Da die Abrechnung in Unternehmen allerdings regelmäßig einheitlich über EDV - Programme abgewickelt wird, wird eine solche Differenzierung häufig nicht praktikabel sein. Es empfiehlt sich vielmehr, die Pflichtangaben künftig einheitlich zu beachten.
Von Bedeutung sind die Neuregelungen insbesondere deshalb, weil die Berechtigung zum Vorsteuerabzug an die Rechnungsanforderungen geknüpft wird. Sie sollten daher künftig beim Erhalt von Rechnungen Ihrer Geschäftspartner stets prüfen, ob diese Anforderungen gewahrt sind. Unsere Kanzlei hat dazu ein Formschreiben entwickelt, welches Sie gerne verwenden dürfen. Darin finden Sie auch die nachfolgend dargestellten Rechnungsanforderungen im Einzelnen. Für Rechnungsaussteller gilt es gleichfalls, die Pflichtinhalte in die Rechnungen aufzunehmen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihre Rechnungen zurückgewiesen werden.
Künftige Pflichtinhalte von Rechnungen:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilten Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Ab 01.01.2010 die USt-IdNr. des Leistungsempfängers, sofern sich bei einer sonstigen Leistung der Leistungsort danach richtet, wo der Leistungsempfänger seinen Sitz oder eine Betriebstätte hat, an die die Leistung erbracht wird und der Empfänger die Steuer schuldet (vgl. § 13b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1, 14a Abs. 1 UStG n. F.).
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer), die zur Identifizierung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird,
- die Art und Menge (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder die Vereinnahmung des Entgelts (vgl. dazu: BMF-Schreiben vom 26.09.2005),
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im voraus vereinbarte Minderung des Entgeltes, sofern sie nicht im Entgelt berücksichtigt ist
- anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Für weitere detaillierte Informationen empfehlen wir die Lektüre des diesbezüglichen Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 29.01.2004.
Übergangszeit
Nicht beanstandet werden Rechnungen, die vor dem 01.07.2004 ausgestellt wurden und nicht alle der vorgenannten Pflichtangaben gem. § 14 Abs. 4 und § 14a UStG in der Fassung des SteuerÄndG 2003 enthalten.
Dies betrifft also insbesondere die künftig anzugebende fortlaufende Rechnungsnummer.
Bitte beachten Sie jedoch, dass folgende Angaben ab dem 01.01.2004 zwingend enthalten sein müssen. Dabei handelt es sich um die bereits zuvor geltenden Pflichtangaben:
- der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
- der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung,
- der Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
- das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung,
- der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung,
- im Fall des § 14a UStG die jeweils dort bezeichneten Angaben.
Einzelheiten hierzu finden Sie im diesbezüglichen Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 19.12.2003. Das Bundesfinanzministerium hat auf seiner Homepage eine Suchfunktion für Veröffentlichungen eingerichtet. Sie ist nach Steuerarten gegliedert. Nach Auswahl einer Steuerart finden Sie die entsprechende Suchmaske.
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